POS系統管理庫存：5 個幫助零售商避免缺貨的實用技巧

在香港這個競爭激烈且節奏極快的零售市場，商品一旦缺貨，不僅會直接影響銷售額，還可能令顧客轉向其他品牌，甚至損害他們對你的商店的信任。如何避免「熱賣商品沒貨，滯銷商品卻堆積」的窘境？答案就在於更聰明的庫存管理。而現代 POS 系統正正是零售商的好幫手，它能夠將繁瑣的庫存監控自動化，並提供即時數據，幫助你作出更精準的決策。

今天，Posify 將分享5個實用技巧，幫助你用 POS 系統管理庫存，保持貨源充足。

重要洞察：庫存錯配導致零售業的重大損失

全球库存失真是一个严重问题，持续困扰着全球零售商，造成了重大的财务损失和运营挑战。根據全球研究與顧問公司IHL Group 的數據顯示，預計到2024 年，因「庫存錯配」所造成的總成本將高達 1.7 萬億美元。雖然相比前一年略有 3.7% 的改善，但問題依然嚴峻。其中，因為缺貨（out-of-stocks） 而造成的損失約 1.2 萬億美元，而庫存過剩（overstocks） 帶來的成本則達 5,540 億美元。面對如此驚人的數字，企業如果不做出調整，就只能任憑損失繼續擴大。

3大零售庫存類型

在香港零售業中，庫存管理直接影響資金周轉、營運效率與客戶體驗。一般而言，庫存按功能性可分為三大類，每一類都有其特點與管理重點：

1. 周轉庫存（Cycle Stock）

周轉庫存是零售日常營運中必然存在的庫存，用來支撐正常銷售與補貨週期。例如：從供應商下單後，貨物可能需要 3 至 4 星期運輸才能運抵香港，在這段期間就會形成「在途庫存」。而在店舖或後倉中，商家也需要維持一定的存貨，以確保貨架不會空置。

由於香港的零售儲存空間十分有限，如何在「保持陳列豐富」與「減少庫存積壓」之間取得平衡，便成為周轉庫存管理的重點。

2. 安全庫存（Safety Stock）

安全庫存是為了應對需求的不確定性與供應的不確定性而準備的緩衝庫存，例如炎夏清涼的飲品、開胃的零食等需求增加，或者聖誕節期間禮品與卡片銷量大幅上升。另一方面，供應鏈方面也存在不少變數，尤其香港高度依賴進口，航運延誤或清關問題都可能導致貨源不足。保證安全庫存其目的是保障一定的客戶服務水平（例如有貨率或準交率）。

• 當需求突然上升時，安全庫存能避免缺貨。

• 當供應延遲或中斷時，安全庫存能支撐一定的交貨能力。

由於周轉過程中充滿了不可預測的因素，安全庫存往往會與周轉庫存並行存在，是不可避免的管理要素。

3. 多餘庫存（Excess Stock）

多餘庫存是超出合理需求的部分，通常被視為「非計畫性」或「低效率」的庫存，常見原因包括：

• 需求預測失準：實際銷售量遠低於預期。

• 客戶訂單取消：造成提前備貨的存貨無法消化。

• 最小起訂量（MOQ）限制：因採購或生產單位要求，導致超過需求量的採購。

這類庫存往往會佔用資金、增加倉儲成本，若長期無法消化，還可能造成報廢與資產減損。

5 個運用POS系統幫助零售商避免缺貨的實用技巧

對零售商來說，庫存管理是一門藝術也是一門科學。庫存過多會增加倉儲成本與資金壓力，而庫存過少則可能導致缺貨，影響顧客體驗與銷售業績。取得庫存平衡並不容易，但現代雲端 POS 系統能提供庫存管理功能，幫助零售商提升營運效率。

以下分享 5 個實用技巧，協助你避免缺貨，提升營運效率。

1. 實時商品庫存追蹤

在香港競爭激烈的零售市場，商品流動速度非常快，傳統手動記錄容易延誤，導致缺貨或庫存不準確。Posify POS 系統可以提供即時庫存數據，還支援批次號和序列號追蹤功能，對 3C 產品、保健食品等需要嚴格管理的商品尤為重要。

• 批次號追蹤：商戶能清楚知道每批商品的生產日期與有效期，避免過期或滯銷品占用倉庫空間；
• 序列號追蹤：商戶能精確掌握每件商品的流向與銷售狀況，對售後服務和維修管理也有極大幫助。

2. 設定安全庫存量

在庫存管理中，「安全庫存量」是一個非常關鍵的概念。它就像一個警戒線，當商品庫存降到這個數字時，POS 系統便會立即提醒你需要補貨。舉例來說，如果你經營一家時裝店，而某款人氣牛仔褲的安全庫存設定為 20 件，當存量下降至這個水平時，系統會發出通知，讓你及早採取行動。這樣的做法，能讓零售商在突發需求出現時仍然有貨可賣，不至於錯失銷售良機。

3. 自動補貨功能

現代 POS 系統通常內建自動補貨功能，能根據銷售趨勢和庫存狀態自動生成採購建議。這對香港的零售商尤其重要，因為市場需求變化快，手動追蹤容易落後。Posify 系統支援B2B模式，直接創建採購單(Purchase Order，簡稱PO)，零售商可以根據庫存狀況自動生成補貨訂單，送給供應商。這樣不僅能準確掌握交貨時間，也能減少人工錯誤，確保熱門商品及時上架。

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4. 分析熱賣商品與滯銷商品

透過 POS 系統的報表功能，你可以清楚了解哪些商品最暢銷，哪些商品滯銷。這不僅能幫助你合理調配庫存，也能避免因進貨過多滯銷品而占用資金和倉儲空間。

• 建議做法：每月定期分析報表，調整庫存策略和促銷活動。

• 優點：提升資金使用效率，確保熱門商品永遠有貨。

5. 跨門市庫存協調

對於在香港擁有多家門市的零售商而言，庫存協調至關重要。不同門市的銷售情況和庫存需求可能存在差異，如果缺乏統一管理，很容易出現某些門市缺貨而其他門市庫存過剩的情況。Posify POS 系統能幫助零售商集中管理各門市的庫存資料，實時掌握每家門市的商品存量。更便利的是，商戶可以直接透過 iPad 或手機的「營商管家App」進行點貨、調貨操作，將商品從庫存充足的門市快速調撥到缺貨門市，確保熱門商品始終有貨供應。這不僅提高了商品可得性，也改善了顧客的購物體驗，同時降低了庫存積壓和資金佔用的風險。

結語：善用 POS 系統，避免缺貨問題

透過以上五個技巧，香港零售商可以大幅降低缺貨風險，提升營運效率。而 Posify 的雲端POS 系統提供全面的商品庫存管理功能，包括：

• 線上線下、多門店、多倉庫整合管理
• 採購、入貨、退貨、查詢
• 商品序列號和批次號追蹤
• 點貨與補貨管理
• 庫存報表分析
• 供應商合作管理

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